Gastos deducibles para autónomos: guía actualizada

Como autónomo, tienes derecho a deducir los gastos necesarios para desarrollar tu actividad económica. Conocerlos bien puede reducir significativamente tu factura fiscal trimestral. Esta guía repasa las principales categorías y las condiciones para que la deducción sea válida.

Gastos 100% deducibles

Estos gastos son deducibles en su totalidad siempre que estén exclusivamente destinados a tu actividad:

• Cuota de autónomo (Seguridad Social): deducible al 100% en IRPF.
• Alquiler de local u oficina: si es exclusivamente para tu actividad.
• Suministros del local (luz, agua, internet): si el local es exclusivo para la actividad.
• Material de oficina y papelería.
• Software y herramientas de trabajo (SaaS, licencias).
• Formación relacionada con tu actividad.
• Asesoría y gestoría.
• Seguros de responsabilidad civil relacionados con tu actividad.
• Publicidad y marketing.

Gastos parcialmente deducibles

Vehículo

El vehículo es uno de los gastos más controvertidos. Para autónomos que no son transportistas o agentes comerciales, la AEAT solo acepta la deducción del 50% del IVA y no acepta la deducción en IRPF salvo que acredites uso exclusivo profesional (muy difícil de justificar).

Teléfono móvil

Si usas el teléfono también para uso personal, la AEAT acepta generalmente un 50% de deducción tanto en IVA como en IRPF. Si tienes una línea exclusiva de empresa, puedes deducir el 100%.

Suministros del hogar (si trabajas desde casa)

Si tienes el domicilio fiscal en tu vivienda, puedes deducir el 30% de los gastos de suministros (luz, agua, internet) proporcionales a la parte de la casa destinada a la actividad. Primero se calcula el porcentaje de metros cuadrados de la vivienda que usas para trabajar, y luego aplicas el 30% sobre esa parte.

Gastos de manutención

Las comidas de trabajo tienen límites estrictos. Para que sean deducibles en IRPF deben cumplir tres condiciones: que sean en día laborable, que sean en establecimiento de hostelería, y que se paguen con medios electrónicos (no efectivo). Los límites son:

• 26,67 € al día si la comida es en España.
• 48,08 € al día si es en el extranjero.
• Sin límite en IVA si tienes factura completa (con tus datos).

Cómo registrar los gastos correctamente

Para que la Agencia Tributaria acepte la deducción de un gasto, necesitas:

1. 1Factura completa: con tu nombre/razón social y NIF. Los tickets simples no sirven para deducir IVA (aunque sí pueden servir para IRPF en algunos casos).
2. 2Relación con la actividad: si te inspeccionan, tienes que poder explicar para qué sirve ese gasto en tu negocio.
3. 3Registro contable: el gasto debe aparecer en tu libro de gastos.
4. 4Pago justificado: preferiblemente por medios electrónicos rastreables.

Tabla resumen: IVA e IRPF por categoría

*Salvo transportistas, agentes comerciales y similares, que pueden deducir el 100%.